電磁的方法による表決等について
2016年1月に開催した第６回通常総会で規約第12条が改正され、電磁的方法によって総会の議事に対する意見の表示および表決、または表決の委任の表明を行うことができることとなりました。
電磁的方法とは、紙の書面を使わず、メールやウェブサイトなど電子的な処理を通じて意思を伝える方法のことです。
総会に参加するために全国から集まることは必ずしも簡単ではなく、また会員数も多いことから、メールやウェブサイトを通じた総会への参加を保障することとなりました。
今回の通常総会開催にあたり、予算のない中で具体的にどのよ うな形で電磁的方法が実現できるのか役員で検討しました。今回も実験的な位置づけとなりますので、会員の皆様にはその点へのご理解と今後の改善に向けたご協力を賜りますようお願い申し上げます。
個人情報の保護および情報セキュリティについて
通常総会の案内ハガキには、インターネット上で出欠表明できる回答フォームにアクセスするためのQRコード、およびURLが書かれています。このQRコードとURLは、各会員に固有のものとなっており、これを利用して回答していただくことで、システム側で個人を特定しております。
回答フォームは、Googleフォームを利用しており、情報は暗号化されて通信されるため、安全です。（Googleフォームの安全性については、Googleフォームのウェブサイトを参照してください。）
また万が一、他人がこのQRコードおよびURLを利用して回答フォームにアクセスしても本人の名前以外に個人情報を表示することはありません。そして、本人の名前はハガキに記載されているものですから、このシステムを通して漏洩する情報は一切ありません。（郵送の過程におけるハガキの紛失や情報の流出に関して当組織は責任を負いません。これについて疑問のある方は日本郵便株式会社にお問い合わせください。）また名前とともにフォームに表示される本人確認用の番号は、各会員にランダムに割り当てられた番号であり、他のいかなる情報にも紐付けされておりません。したがって、名前から番号を類推することはできず、この番号を会員本人が他人に教えない限り「他人によるなりすまし」の回答は現実的に不可能となっています。番号自体から個人情報につながる情報漏洩が起きる心配も全くありません。
万が一ハガキがお手元に届く前に、他人がこのQRコードおよびURLを利用して回答を偽装したとしても、最後の回答を本人の回答とみなすことにしておりますので、本人が回答する限りにおいて「他人によるなりすまし」は防ぐことができます。ただし、回答後、通常総会が終了するまでは会員各位の責任において案内ハガキを紛失しないよう管理されますことをお願い申し上げます。
ウェブフォーム以外の方法
一般に、ウェブフォームを利用した回答の回収率は、質問数が増えると大きく下がる傾向にあります。そこで今回のシステム構築にあたっては回答のしやすさを重視しました。
したがって、想定を超えるような状況があった場合には回答フォームで対応できない可能性もございます。その場合には、メールを通じて意見の表明、または表決を受け付けております。
その他、ご質問がございましたら、メールにてご連絡ください。
会員の皆様におかれましては、以上についてご理解くださいますよう、よろしくお願いいたします。